Fecha de actualización: 01 de marzo de 2023
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – PLATAFORMA PAO Y SUBDOMINIOS PAO
Los subdominios de PAO creados y que se encuentran activos actualmente son los siguientes:
- Contenidos Informativos sobre movilidad. PAO Contenidos https://contenidos.pao.com.co/
- Portal de información de renovación de licencia de conducción. Renueva tu pase. https://renuevatupase.pao.com.co/
DEFINICIONESAutorización: refiere al consentimiento previo, voluntario, informado y expreso del Titular de un dato personal. Aviso de privacidad: Comunicación dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por El Operador de la Plataforma, a través de la cual se les informan las políticas de tratamiento que serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a ellos y las finalidades para las cuales serán usados. Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por El Operador de la Plataforma PAO. Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a una persona natural determinada o determinable. Dato privado: Dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular. Dato público: Dato personal al que la Constitución y la ley lo ha calificado como tal y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado. Dato Semiprivado: Dato personal que no es privado ni público y que es de interés tanto para el titular como para un determinado sector o grupo o para la sociedad en general. Dato sensible: Dato personal que afecta la intimidad del Titular, cuyo uso inadecuado podría derivar en actos de discriminación de cualquier tipo. Son considerados datos sensibles, entre otros, los datos de orientación sexual, de origen racial y étnico, de salud, de visión política, convicción religiosa o filosófica. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Habeas data: Derecho que tienen los Titulares de los datos personales, de exigir por parte de quienes tratan dichos datos, el acceso, actualización, inclusión, corrección, exclusión, adición, y rectificación de estos, así como la limitación de su divulgación o cesión. Interacción en la Plataforma: Es la acción realizada por parte de los diferentes tipos de usuarios de la Plataforma. Los usuarios que podrán interactuar en ella son: Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito: entidades públicas o privadas a las que, mediante delegación o convenio se les asignan funciones de tránsito. Operador de la Plataforma: Es la persona jurídica que administra operativa y funcionalmente la Plataforma. El Operador de la Plataforma de Soporte de los Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito es CONFEORG. Plataforma: Aplicativo web de gestión e información, administrado por El Operador, que permite la interacción entre los diferentes tipos de usuarios. En este caso, la Plataforma se denomina “PAO” Plataforma de Soporte de los organismos de apoyo a las autoridades de tránsito. Página de aterrizaje: página de un sitio web diseñada con el objetivo concreto de captar la atención de los usuarios del internet interesados en un tópico determinado. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que se encarga de darle un tratamiento a los datos personales que recopila. Para el caso particular, CONFEORG, como Operador de la Plataforma, es el responsable del tratamiento de los datos personales que a través de la herramienta se recopilen. Rol agendador: tipo de usuario asignado a un perfil al interior de la cuenta del usuario OAAT, que faculta a una persona para acceder al módulo de agendamiento interno del OAAT, crear, aceptar, modificar y/o eliminar solicitudes de citas y citas ya aceptadas a usuarios consumidores de la información. Rol estadístico: tipo de usuario asignado a un perfil al interior de la cuenta de los usuarios OAAT, que faculta a una persona para consultar el dashboard o tablero de gestión de información del OAAT, acceder al módulo de agendamiento interno, crear, aceptar, modificar y/o eliminar solicitudes de citas y citas ya aceptadas a usuarios consumidores de la información. Servicio: Se refiere a las actividades que son descritas y ofertadas por los OAAT a través de la Plataforma, para luego ser prestadas en su sede. Tratamiento: refiere a las acciones que se realizan con los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso y supresión. Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Para este caso particular, serán los Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito y los usuarios consumidores de la información que soliciten el agendamiento de citas para la prestación de servicios. Términos y Condiciones de uso de la Plataforma (TyC): Son las disposiciones que regulan el uso que todos los Usuarios le dan a la Plataforma PAO. Usuarios: Es toda persona natural o jurídica que usa la Plataforma. Se clasifican en tres grupos:
- Los usuarios Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito.
- Los Usuarios consumidores de información.
- Los Usuarios proveedores del servicio SICOV.
- Usuarios Organismos de Apoyo a las Autoridades de Tránsito (OAAT): Son todas aquellas entidades privadas o públicas constituidas como OAAT de conformidad con la normatividad vigente, que se registran en la Plataforma para describir y ofrecer los servicios que prestan.
- Usuarios consumidores de información: Son todas aquellas personas naturales o jurídicas que acceden a la Plataforma para consultar información sobre los servicios que ofrecen los OAAT, a aprovechar la funcionalidad de reserva de citas ofrecido por la Plataforma, o que acceden y hacen uso de las opciones de consulta o las distintas funcionalidades ofrecidas por El Operador a través de las páginas de aterrizaje creadas y dispuestas por este, con distintas funcionalidades, que hacen parte del dominio de la Plataforma.
- Usuarios prestadores del servicio del Sistema Integrado de Control y Vigilancia (SICOV):Son todas aquellas personas jurídicas homologadas por la Superintendencia de Transporte para operar el Sistema de Control y Vigilancia.
DERECHOS QUE COBIJAN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALESLos titulares de los datos personales suministrados en la Plataforma, disponen de los siguientes derechos:
- Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
- Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
- Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
- Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
- Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales suministrados.
- Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, las normas que la modifiquen, adicionen o complementen y demás relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales.
- Derecho a ser informado por parte del responsable o encargado, del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
RECOLECCIÓN DE LOS DATOSEl Operador de PAO recolectará información y datos personales de los usuarios, de la siguiente forma:
- i) A través del registro en la Plataforma por parte de los OAAT, con la creación de una cuenta de usuario, al indicar el nombre completo del administrador del OAAT y al momento de crear roles dentro del perfil de usuario de ese OAAT.
- ii) Cuando un usuario OAAT utilice voluntaria y unilateralmente el módulo de agendamiento interno que le ofrece la Plataforma, para reservar citas a nombre de personas naturales interesadas en su servicio.
- iii) Al hacer la solicitud de reserva de al menos una cita para la prestación de un servicio en un usuario OAAT.
- iv)Cuando un usuario prestador del servicio SICOV suministre datos diferentes a los de la(s) persona(s) jurídica en su cuenta de usuario.
- v) Cuando los suministre un usuario de los servicios ofrecidos a través de alguno de los diferentes subdominios de la Plataforma. Los subdominios de la Plataforma que actualmente se encuentran vigentes, son los siguientes:
- Contenidos Informativos sobre movilidad. PAO Contenidos https://contenidos.pao.com.co/
- Portal de información de renovación de licencia de conducción. Renueva tu pase. https://renuevatupase.pao.com.co/. Este aplicativo les facilita a los usuarios hacer las consultas de su información en el RUNT, en tiempo real. La información que arrojen las consultas, será tratada de conformidad con lo previsto en este documento.
- vi) A través del servicio de mensajería instantánea de WhatsApp Business.
- vii) En general, a través de las interacciones que se realicen al hacer uso de las funcionalidades de la Plataforma.
- viii) Al hacer uso de las funcionalidades de consulta dispuestas por El Operador a través de las páginas de aterrizaje como subdominios de la Plataforma.
- ix) En eventos realizados para promocionar la Plataforma PAO.
- x) En eventos organizados o en los que participe El Operador.
- xi) Mediante la transmisión o transferencia de datos por parte de aliados estratégicos.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALESLos Datos Personales que recolecta El Operador de la Plataforma, son registrados en una Base de Datos a la cual sólo tiene acceso el personal autorizado por El Operador: El Director Técnico de la Plataforma y un integrante de la Mesa de Ayuda. Los datos personales que sean recopilados a razón del uso que voluntariamente un usuario OAAT le dé a la funcionalidad de agendamiento interno que ofrece la Plataforma, serán almacenados con el ánimo de que dicha información pueda ser consultada por el OAAT y se vea reflejada en la agenda interna de su perfil de usuario. Estos datos personales estarán disponibles únicamente para la búsqueda y consulta del usuario OAAT que allí la registre. Los demás Datos Personales que se recopilen a través de la Plataforma, serán tratados para los fines descritos en este documento, que en todo caso le serán comunicados al Titular al momento de suministrarlos. Los Datos Personales que sean suministrados por los Titulares, serán ordenados y clasificados por El Operador. Los datos recopilados serán almacenados y tratados por El Operador, para ser usados con el fin de promocionar la Plataforma, mejorar sus funcionalidades y divulgar información de interés para los usuarios consumidores de la información. Los datos personales serán usados, además para:
- Construir un registro histórico del uso de la Plataforma.
- Establecer canales de contacto con los titulares de los datos.
- Dar a conocer información relacionada con la plataforma PAO (incluir enlace que redirija a PAO), sus subdominios y otros servicios ofrecidos por la Organización.
- Verificar y validar los datos suministrados por los titulares.
- Analizar los datos recolectados para hacer un seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención prestada a través de la Plataforma y sus subdominios.
- Enviar información sobre los trámites de tránsito que se realizan en los Organismos de Apoyo al Tránsito, entidades del sector y otros asuntos relacionados con la movilidad.
- Transferir los datos personales a cualquier servidor que sea de propiedad de El Operador, para su almacenamiento y los fines aquí descritos.
- Cuando los usuarios consumidores de la información los suministren a la hora de solicitar la reserva de una cita o crear una cuenta de perfil, para transferirlos a los OAAT en los que realicen dicha solicitud de reserva.
- Realizar un control preventivo y en tiempo real frente a fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, correo electrónico, llamada telefónica, entre otros, relacionadas con la Plataforma y las funcionalidades que esta ofrece.
- Emprender procesos de mejora de la Plataforma y sus subdominios por parte de El Operador.
- Crear un registro histórico de información, con el objetivo de mejorar la experiencia de los usuarios en la Plataforma, permitiéndose realizar análisis sobre los intereses, necesidades y oportunidades de mejora de las funcionalidades ofrecidas.
- Tomar decisiones con base en el análisis de la información relacionada con el comportamiento de los usuarios, sus interacciones en la Plataforma, que permitan mejorar los contenidos, diseños, y demás funcionalidades de la Plataforma.
- Realizar encuestas de satisfacción para calificar las funcionalidades ofrecidas por la Plataforma y la atención recibida por parte de los asesores de la Mesa de Ayuda, a través de los diferentes canales que se puedan disponer para ello.
- Dar trámite a las solicitudes, quejas y reclamos que presenten los usuarios de la Plataforma.
- Presentar informes y reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control competentes.
- Dar trámite a los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
- Conservar la información por el término establecido en la Ley.
- Recordar las fechas de renovación de los documentos de tránsito y trámites relacionados con estos.
- Invitar a eventos organizados por CONFEORG.
- Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por CONFEORG.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULARSe tiene que, de conformidad con las disposiciones legales que rigen la materia, el consentimiento que brinden los Titulares de los Datos Personales frente a su tratamiento debe ser informado, previo y expreso.
- Los usuarios consumidores de la información que reposa en la Plataforma deben autorizar el tratamiento de los datos personales a la hora de solicitar el agendamiento de una cita para la prestación de un servicio por parte de un OAAT. En este evento, el ciudadano, al aceptar la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, otorga expresa autorización para que el operador transfiera los datos personales que suministre al momento de solicitar la reserva de la cita, al OAAT en el cual solicitó el agendamiento del servicio.
Al ser el OAAT registrado en la Plataforma un actor responsable de datos personales, deberá luego solicitar al usuario consumidor de la información de la Plataforma, autorización de sus datos, por su propia cuenta. En cualquier caso, la autorización que para el tratamiento de sus datos personales haga el usuario consumidor de la información en favor de El Operador, no constituye en ningún momento autorización de la misma naturaleza para el usuario OAAT en el que realice la solicitud de reserva de la cita. - De otra parte, los usuarios consumidores de la información que accedan y hagan uso de las opciones de consulta y de las distintas funcionalidades que llegue a ofrecer El Operador a través de las páginas de aterrizaje que cree y ponga a su disposición, con distintas finalidades, que serán descritas en los TyC de la Plataforma.
- Aunque para el registro de los usuarios OAAT se solicita el diligenciamiento de información de la persona jurídica, del establecimiento de comercio, o de la persona natural comerciante, según el caso; los OAAT pueden llegar a suministrar datos personales: i) a la hora de hacer el registro en la Plataforma y a la hora de crear con rol específico de “agendador” o “estadístico” dentro de su cuenta de usuario, y ii) cuando ya encontrándose registrado el OAAT en la Plataforma, el personal que administra la cuenta de usuario del OAAT haga uso del módulo o funcionalidad de agendamiento que ofrece la herramienta, comoquiera que en dicho espacio deberán consignarse los datos personales de los potenciales clientes o usuarios de los servicios que ofrece y presta el OAAT. Por esa razón, los OAAT tendrán que aceptar la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.
Ahora bien, en el último evento señalado, no se considera al OAAT como titular del (los) dato(s) personales que registre en el módulo de agendamiento, pero si el responsable de su tratamiento. Por consiguiente, con la aceptación de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, el OAAT acepta que, al actuar en tal calidad y registrar datos personales en la Plataforma, está efectuando una transmisión de estos a El Operador y por lo tanto hace constar que cuenta con la autorización por parte del (los) titular(es) de esos datos personales para ese propósito.
Se advierte que la transmisión de datos personales que haga el OAAT a El Operador en este último caso, tiene por única finalidad el que la Plataforma los haga visibles en el módulo de agendamiento de la Plataforma de ese OAAT exclusivamente, para que los pueda visualizar y facilitar de esa manera el orden para la prestación de sus servicios.
En consecuencia, El Operador de la Plataforma no es responsable de esos datos personales, sino su encargado, al recibir tal delegación por parte del OAAT, para los haga visibles en el módulo de agendamiento. - Los usuarios SICOV pueden llegar a suministrar información personal al acceder por primera vez a su perfil en la Plataforma para registrar algunos datos que le son solicitados propiamente de la persona jurídica.
- Los usuarios de los servicios de los sitios web de los subdominios de la Plataforma, pueden suministrar su información en los espacios diseñados con tal propósito.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS TITULARES DE DATOSDe acuerdo con las disposiciones normativas que regulan el tratamiento y protección de los Datos Personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 2013, en lo que respecta a los derechos que tienen los Titulares sobre los Datos Personales que proporcionan, así como sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, relacionados con el acceso, actualización, rectificación y supresión de la información, El Operador de la Plataforma habilitó como canal de acceso el correo electrónico de soporte soporte@pao.com.co y la línea telefónica (1) 4434442, los cuales son atendidos a través de la Mesa de Ayuda de Servicio al Cliente de la Plataforma, para que esos derechos puedan ser ejercidos. Por lo tanto, todas las comunicaciones, solicitudes, consultas, quejas y/o reclamos deben dirigirse a dicha área específica. Se tiene entonces que los medios de atención de los requerimientos son los siguientes: Atención vía correo electrónico: El Titular del dato podrá dirigir un correo electrónico con su respectiva solicitud, a las siguientes direcciones de email: soporte@pao.com.co Atención escrita: El Titular del dato deberá dirigir un requerimiento a la dirección Carrera 9 # 80-12, Oficina 502, Bogotá D.C. Colombia Es importante destacar que, para elevar cualquier requerimiento relacionado con los derechos de los titulares de datos personales, el interesado deberá siempre acreditar su identidad como Titular del(los) dato(s).
SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOSLas consultas que sean remitidas por los usuarios, que se traten de derechos de petición, deberán ser respondidos en los términos dispuestos en la Ley y las normas reglamentarias. Las solicitudes y/o consultas que sean presentadas, deberán contener, como mínimo, lo siguiente: i) Nombre y número de identificación del Titular, ii) Copia del documento de identidad del Titular, iii) descripción completa de la solicitud o consulta, iv) información de contacto para la notificación del solicitante. Cuando quien presenta la consulta o solicitud es un causahabiente del Titular de los Datos: i) Nombre y número de identificación del Titular del Dato, ii) Nombre del causahabiente del Titular del Dato, iii) Copia del documento del Titular, iv) Copia del documento de identidad del Causahabiente v) Copia del Registro Civil de Defunción del Titular del Dato, vi) Prueba que acredite la legitimación del causahabiente respecto del Titular, vii) Descripción completa de la solicitud o consulta y viii) información de contacto para la notificación del solicitante. Cuando quien presenta la consulta o solicitud es el representante legal y/o el apoderado del Titular, deberá presentar: i) El nombre y número de identificación del Titular del Dato, ii) El nombre y número de identificación del representante legal y/o apoderado iii) Copia del Documento de identidad del Titular del Dato iv) Copia del Documento de identidad del representante legal, v) Prueba que acredite la calidad del representante legal o apoderado del Titular, vi) Descripción completa de la solicitud o consulta, vii) Descripción completa de la solicitud o consulta y viii) información de contacto para la notificación del solicitante.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLESEl Operador no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, salvo que se trate de aquellos que sean estrictamente necesarios para el uso de las funcionalidades que permite la Plataforma. De llegar a ocurrir esto, El Operador no realizará ningún tratamiento de estos Datos sin la autorización y consentimiento previo, informado y expreso del Titular de los Datos. Lo anterior, exceptuando aquellos casos que por Ley no requieren autorización y en los que se presente alguno de los siguientes casos especiales: Los Datos Sensibles que lleguen a suministrar los usuarios de la Plataforma, serán tratados exclusivamente por la Dirección Técnica de El Operador, bajo los mayores estándares de seguridad. Para tal efecto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información. La Dirección Técnica de la Plataforma, en cabeza de su director(a), es el área designada como responsable específico para dicho acceso.
- 1. Cuando el tratamiento del Dato sea necesario para proteger los intereses del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
- 2. Cuando el tratamiento del Dato sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso que adelante una autoridad judicial o administrativa con facultades jurisdiccionales.
- 3. Cuando se deba tratar el Dato para dar cumplimiento a una orden emanada de una autoridad o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
VIGENCIALa presente Política entra en vigencia a partir del 14 de octubre de 2022. Los Datos Personales que sean suministrados en uso de la Plataforma, permanecerán almacenados en su base de datos durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades de tratamiento expuestas en este documento y para cumplir con las normas vigentes que rigen la materia. Finalmente, la información recopilada será revisada anualmente con el objeto de verificar su veracidad y continuar con su tratamiento. El Operador de la Plataforma se reserva el derecho de modificar la presente Política unilateralmente. En cualquier caso, cuando se produzca algún cambio que sea de la esencia de la presente Política, esta se comunicará a los Titulares de los Datos por vía de la Plataforma.